Lorsque vous n’êtes pas organisé dans le rangement de vos papiers administratifs, ils s’entassent rapidement et envahissent votre espace vital sans que vous ne vous en rendiez compte. C’est déjà le cas ? Avant votre départ en vacances, pourquoi ne pas y mettre de l’ordre ? Ce sera peut-être le seul moment de l’année où vous aurez le temps de vous en occuper. Retrouvez dans ce guide tous les conseils pour traiter et classer de façon efficace vos papiers administratifs.
Savoir combien de temps conserver les papiers
Faire son passeport, élaborer son dossier pour le départ à la retraite, etc. Pour trouver facilement les documents dont vous aurez besoin lorsque le temps sera venu, il est important de mettre de l’ordre dans vos papiers administratifs. Pour les trier efficacement, vous devez connaître leurs différents délais de conservation. En voici quelques exemples :
- 1 an pour les factures de déménagement et les factures de téléphone. Il en est de même pour les documents afférents à la taxe foncière et d’habitation.
- 2 ans pour les relevés d’allocations familiales, les papiers de résiliation de contrat de travail, les honoraires des praticiens en médecine.
- 3 ans pour les avis de redevance audiovisuelle. Il en est de même pour les déclarations de revenus.
- 4 ans pour les factures d’eau
- 5 ans pour les quittances de loyer et les factures d’électricité et de gaz. Les documents attestant les pensions alimentaires ainsi que le paiement des impôts ont aussi une durée de validité de 5 ans.
- 10 ans pour les contrats d’assurance vie, les prêts immobiliers et les relevés bancaires.
- 30 ans pour les factures de travaux et de réparations ainsi que les justificatifs de réparation de dommages corporels suite à un accident.
- Toute la vie pour le livret de famille, le jugement de divorce, les fiches de paie, la carte de groupe sanguin et les contrats de travail.
- Pendant la durée de propriété pour les factures d’achat, les titres de propriété foncière et immobilière, etc.
Les outils de rangement à se procurer
Pour que vous puissiez facilement vous retrouver dans vos papiers, il est conseillé d’utiliser un matériel adéquat pour les classer. Vous pouvez, par exemple, utiliser une valisette porte-documents, un classeur accordéon ou encore un trieur. De cette façon, il vous sera plus facile de retrouver un papier administratif si besoin est.
Vous pouvez aussi créer une petite étagère pour ranger vos documents. Dans ce cas, vous devez utiliser des pochettes transparentes pour les séparer par catégorie : vie professionnelle, vie de famille, crédit, etc. Pour mieux vous retrouver, vous pouvez aussi utiliser des pochettes en plastique de couleur. Par ailleurs, il est important de prévoir des chemises à soufflet pour classer les dossiers administratifs plus volumineux.
Les classeurs à anneaux constituent aussi un excellent moyen pour classer les documents administratifs. N’hésitez pas à utiliser des intercalaires pour rendre facile la consultation des papiers. Enfin, pour éviter les mauvaises surprises, il est recommandé de scanner les documents les plus importants.
